Документ без подписи (и "без даты" ) - не документ Earl Vlad Drakula. /// Обратиться к 20.08.2004,14:55

Регистрация 15.06.2001 Адрес Neverland Сообщений 773 Если вам не нравится понятие "копия электронного документа", то можно различать копию документа, который существует в (электронно-)цифровой форме и копию цифрового представления документа.

Копия цифрового представления документа?

Не, так дело не пойдет. На двух ЭВМ имеем одинаковый электронный документ (с ЭЦП). Кто из них оригинал, а кто копия?

Вообще, в ЕСКД есть такое подразделение:

Если мне не изменяет склероз, то оригинал может быть только один, а подлинников и копий - несколько. Подлинники обладают той же юридической силой, что и оригиналы, а копии - нет. Возможно, я путаю оригинал и подлинник, бо ЕСКД уже лет 20 не пользовался

О! Нашел текстик в тему:

Правда, меня он еще больше запутал

Я всеже считаю, что применительно к электронному документу есть смысл говорить об "экземплярах подлинника".

Earl Vlad Drakula. /// Обратиться к 20.08.2004,16:27

Регистрация 29.01.2004 Адрес Москва Сообщений 1,399 Записей в блоге

1. оригинал=подлиник (синонимы)

2. электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно - цифровой форме;

копия - список, противень, дословная.

Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Все электронные документы с обязательными реквизитами и электронной цифровой подписью считаются оригиналами независимо от времени создания. Законодатель также подчеркивает, что в случае отправки электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа (ст. 7 Закона №851).

При таком положении дел нарушение на любом этапе обращения целостности 3 ранее созданного документа может ввести в обман адресата, который будет считать полученный электронный документ истинным. Кабмин исправил эту оплошность законодателя, выпустив Порядок удостоверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени (постановление КМУ от 26.05.2004г. №680). Кабмин предлагает всем желающим воспользоваться услугой фиксирования времени - процедурой, состоящей в удостоверении наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени путем добавления к нему или логического объединения с ним отметки времени (см. ниже).

Услуги фиксирования времени предоставляются аккредитованными центрами сертификации ключей или центрами сертификации ключей.

Таким образом, автор электронного документа, подписант или посредник имеют возможность зафиксировать на определенную дату наличие электронного документа, чтобы можно было при необходимости убедиться в его целостности.

«экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа Разрешенные к применению формы

аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским

классификатором управленческой документации (ОКУД) [37].

ОКУД является составной частью Единой системы

классификации и кодирования технико-экономической и социальной

информации и охватывает унифицированные системы документации и формы

документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами

классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные)

унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами)

Российской Федерации. Согласно Общероссийскому

классификатору управленческой документации (ОКУД) [37]

аналоговые документы по виду оформления различаются как: подлинник — первый или единичный экземпляр документа; дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий

юридическую силу; копия — документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий

юридической силы; заверенная копия — копия документа, на которой в

соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей

юридическую силу; выписка — копия части документа, оформленная в установленном

порядке. В статье 9 проекта Федерального закона

«Об электронном документе» [21] устанавливается:

«Все экземпляры ЭлД, подписанные

одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при

условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего

Федерального закона». Статья 11 проекта Федерального закона

«Об электронной торговле» [19] гласит: «Все экземпляры

ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются

подлинниками.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Особый вид копии представляет дубликат.

Дубликат (от лат. duplieantus - удвоенный) - второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.

В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).

Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

Отметим также, что существует понятие "архивная копия". Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа.

Бумажная копия электронного документа - Форум по вопросам информационной безопасности

Форум по вопросам информационной безопасности

Бумажная копия электронного документа

Автор: Батурицкий Михаил | 31.10.2010 21:09 Как из документа на бумажном носителе сделать его электронную копию с использованием ЭЦП известно.

Теперь вопросы.

1.Имеем электронный документ подписанный одной ЭЦП ( ЭЦП создателя или отправителя).Как создать юридически-значимую копию этого документа на бумажном носителе получателем этого документа.

2.Имеем электронный документ подписанный двумя-тримя ЭЦП .Как создать юридически-значимую копию этого документа на бумажном носителе получателем этого документа.

Помимо обсуждений желательна ссылка на нормативные документы.

Автор: Прохожий | 01.11.2010 11:07 Тема юридически - значимый документооборот.

Раздел Э.нотариат в ЭДО.

Написано много в Электронной России до 2005 после в Электронном правительстве.

Есть ряд постановлений Верховного суда и других судейских органов

Автор: malotavr | 01.11.2010 12:40 Никак. На практике действительно используется нечто, вроде предложенного Прохожим нотариата, только неэлектронного.

Организация назначает своего сотрудника ответственным за удостоверение ЭЦП отправителей. Этот сотрудник проверяет ЭЦП в электронном документе, распечатывает текст документа и подписывает его собственноручной подписью. Подпись сотрудника является подтверждением того, что на момент проверки ЭЦП были подлинными и за соответствие сведений, сождержащихся в электронном и бумажном документах.

Заверять по старинкекопии, объединенные в подшивки, сегодня не приветствуется. Письмо Минфина от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374 содержит обоснования необходимости заверения каждого документа в отдельности. Законодательных запретов пока нет, но налоговые и арбитражные суды стали опираться на понятия и термины, содержащиеся в российских ГОСТах по делопроизводству. Из них мы узнаем как же именно заверять документы:

«заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа» —ГОСТР 51141-98;

при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации» — ГОСТР 6.30-2003.

Эти два устройства (сканер и цифровой фотоаппарат) позволят получить наиболее качественную электронную копию документа. Если важна только информация, содержащаяся в документе, а качество несущественно, можно воспользоваться встроенной камерой мобильного телефона или ноутбука. Полученные с помощью любого из перечисленных устройств файлы с копиями бумажных документов можно в дальнейшем использовать как в электронном виде, так и распечатать с помощью принтера.

3 Если оригинальный документ содержится в электронном виде (в файле) и его копия тоже должна быть файлом, то создать копию можно с помощью компьютерной программы, устанавливаемой вместе с операционной системой компьютера - менеджера файлов. Чтобы запустить его в ОС Windows, достаточно одновременно нажать клавиши WIN и E (русская У). Найдя в открывшемся окне файл, содержащий оригинальный документ, щелкните по нему один раз левой кнопкой мыши, затем нажмите сочетание клавиш CTRL + C, а после этого - сочетание CTRL + V. В результате в этой же папке появится файл с таким же именем, как и у оригинального документа, но с добавкой «Копия» в начале названия.

Как сделать электронную копию документа

Электронная копия документа

Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?

Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение - драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста).

Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник. Термин «юридическое значение» неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о «юридической силе» документа. Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр». Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал». Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или .arj) идентичными. Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника. Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой. А если не идентичны, то чем один формат хуже другого. Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала.


  • Григорий Андреев (Москва)

    Вопрос: Подскажите пожалуйста, какой документ предоставляется по месту основной прописки, чтобы сделали перерасчет квартплаты?

  • Савва Егоров (Москва)

    Вопрос: Помогите разобраться.

  • Лия Комарова (Москва)

    Вопрос: Нужен бесплатный аналог ABBYY FineReader , кто что может посоветовать?

  • Дмитрий Афанасьев (Мск)

    Вопрос: что нужно какие документы чтобы открыть ломбард, и сколько стоит лицензия.

  • Филипп Герасимов (Мск)

    Вопрос: Какова форма справки о том, что с апреля по октябрь проживал на даче, чтобы не платить за газ и прочую коммуналку?